A raíz de la revolución digital, cada vez son más las empresas e individuos están optando por herramientas digitales que permiten acelerar y optimizar procesos de trabajo. Un gran ejemplo es el modo en el que firmamos. La firma electrónica se está convirtiendo en una herramienta cada vez más utilizada tanto para mejorar la velocidad de procesos como para aumentar la seguridad. En Colombia, al igual que en la mayoría de países, un documento firmado electrónicamente ya tiene validez legal.

En primer lugar, es importante conocer qué tipos de firma electrónica existen y cuáles son sus características. Los términos más usados son la firma electrónica y la firma digital, que muy a menudo son confundidos y usados de forma indistinta. Sin embargo, son dos conceptos diferentes y es importante saber diferenciarlos. Mientras que la firma electrónica es una expresión genérica que se refiere al proceso de firmar o validar un documento electrónico, la firma digital es un tipo de firma electrónica cuenta con un distintivo único que le proporciona integridad y aumenta significativamente su seguridad. Establece un vínculo entre el firmante con una identificación encriptada que le proporciona autenticación.

La variedad de herramientas que ofrecen tanto firmas electrónicas como digitales es extensa y cada vez son más los softwares que tenemos a disposición para firmar documentos digitales. A la hora de escoger una herramienta, los factores más importantes a tener en cuenta son la facilidad de uso, la flexibilidad y la seguridad. Nosotros te presentamos la herramienta para firmar pdf eSign, con la que puedes crear firmas electrónicas de manera fácil con su interfaz de arrastrar y soltar. No hace falta descargar nada ni registrarse y es compatible con cualquier dispositivo y navegador. 

Sólo tienes que seguir estos pasos:

  • Entra en la página de eSign de Smallpdf.
  • Arrastra y suelta el documento PDF que quieras firmar en la caja de herramientas
  • En el menú lateral derecho, dar clic en “Tu firma” > “Añadir”
  • Tienes la opción de dibujar tu firma o bien subir una foto de tu firma. Cuando finalices, selecciona “Crear una firma”.
  • Arrastra tu firma hacia el lugar que quieras en el documento y pulsa “Terminar y firmar”.

La herramienta también permite invitar a otros firmantes y, además de firmar el documento, también puedes usar la opción “Campo de texto” para rellenar formularios. Además, si tienes documentos en otros formatos, la misma plataforma te permite convertir documentos o incluso comprimirlos si ves que la extensión del archivo es demasiado grande.

Como hemos señalado anteriormente, hoy en día todas las transacciones están pasando a ser “online”, lo cual está impulsando la firma electrónica hacia el camino de convertirse en el nuevo estándar. Hay que tener en cuenta que ambas firmas electrónica y digital son igualmente válidas, simplemente la firma digital cuenta con unos mecanismos “extra” que le proporcionan más seguridad. Dependerá de qué tipo de contrato se tenga que firmar y qué requisitos tenga  nivel de seguridad y validez. Queremos reiterar la importancia de aseguraros con expertos sobre la legalidad de la firma a la hora de hacer transacciones internacionales. En caso de que necesites crear una firma digital, puedes probar esta prueba de 7 días gratis para la cuenta Pro con Smallpdf. 

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